CRM & chăm sóc khách hàng

CRM gom khách hàng của từng tài khoản (bạn bè, người chưa kết bạn và các nhóm) vào một nơi để lọc, gắn nhãn, ghi chú, chăm sóc theo dịp và gửi chiến dịch hàng loạt có giãn cách.

#Mở CRM

Thanh bên trái → CRM, hoặc nút Tất cả tính năng trên thanh trên cùng → nhóm CRM. Chọn tài khoản cần làm việc ở góc phải phía trên; biểu tượng biểu đồ bên cạnh mở trang Báo cáo.

• Tìm kiếm (Zalo): nhập số điện thoại để tìm người dùng và gửi kết bạn; bên dưới có danh sách Gợi ý kết bạn.
• Lời mời (Zalo): lời mời kết bạn Nhận được / Đã gửi, chấp nhận, từ chối hoặc huỷ; chấm đỏ báo có lời mời mới.

#Danh sách liên hệ & bộ lọc

Tab Liên hệ liệt kê bạn bè, người chưa kết bạn và nhóm của tài khoản đang chọn, kèm nhãn, giới tính, sinh nhật, số điện thoại và ngày nhắn tin gần nhất.

• Tìm kiếm: theo tên, biệt danh, số điện thoại hoặc UID.
• Nhãn: lọc theo một hoặc nhiều Nhãn Local; tài khoản Zalo có thêm tab nhãn Zalo.
• Loại: Bạn bè · Chưa là bạn bè · Nhóm · Có SĐT · Có ghi chú (Bạn bè / Chưa là bạn bè chỉ có ở Zalo).
• Giới tính và Sinh nhật (Zalo): Nam · Nữ · Không xác định; Hôm nay · Tuần này · Tháng này · Có ngày sinh · Chưa có.
• Sắp xếp: Tên A → Z, Tên Z → A, Tin nhắn gần nhất.
• Mọi bộ lọc áp dụng trên toàn bộ danh sách (không chỉ trang đang xem): số liên hệ và phân trang tính theo kết quả lọc.
• Thao tác: Xuất CSV toàn bộ liên hệ khớp bộ lọc và tìm kiếm đang chọn (mở được bằng Excel); Thêm liên hệ theo SĐT (Zalo).
• Chọn nhiều: tick từng dòng hoặc nút Trang này → thanh thao tác: Thêm vào chiến dịch · Nhãn Local · Khác → Nhãn Zalo, Rời nhóm đã chọn (Zalo).
• Bấm một dòng để mở hồ sơ, bấm ảnh đại diện để xem nhanh, biểu tượng tin nhắn để chat ngay.

#Hồ sơ khách hàng & ghi chú nội bộ

Bấm một liên hệ để mở panel hồ sơ bên phải, gồm 2 tab Nhãn/Ghi chú và Lịch sử gửi tin.

• Thông tin liên hệ: bấm Sửa để nhập Điện thoại, Giới tính, Sinh nhật (mọi kênh). Với Zalo, số điện thoại, giới tính, ngày sinh được lấy từ hồ sơ Zalo khi có.
• Ghi chú nội bộ: thêm, sửa, xoá ghi chú cho từng khách (khách không nhìn thấy), mỗi ghi chú kèm thời gian. Nhóm Zalo có thêm tab Zalo để xem ghi chú của nhóm (chỉ đọc).
• Nhãn: chọn Nhãn Local (gắn được nhiều nhãn) và Nhãn Zalo (1 nhãn, bấm Lưu nhãn).
• Lịch sử gửi tin: các lần chiến dịch đã gửi cho khách, trạng thái Đã gửi / Thất bại kèm lỗi.
• Đồng bộ: khi thêm tài khoản Zalo, app tự tải danh sách bạn bè, nhãn, tin nhắn nhanh và nhóm (bảng Đang khởi tạo tài khoản); tên và ảnh đại diện Zalo bị cũ hoặc lỗi được tự làm mới khi mở CRM.
• Thêm liên hệ theo SĐT (Zalo, menu Thao tác): dán danh sách số (mỗi dòng 1 số) → Tra cứu → gắn nhãn tuỳ chọn → Thêm vào liên hệ.

#Nhãn Zalo & Nhãn Local

Hai loại nhãn dùng song song để phân nhóm khách, lọc danh sách và chọn người nhận chiến dịch.

• Quản lý: Cài đặt → Hội thoại → Quản lý nhãn. Tab Local: Thêm nhãn, chọn tài khoản dùng nhãn, bật / tắt, kéo để sắp xếp, Sao chép toàn bộ Nhãn Local từ tài khoản này sang tài khoản khác.
• Tab Zalo (chọn đúng 1 tài khoản đang kết nối): sửa, xoá, thêm nhãn và lưu thẳng lên Zalo; Đồng bộ về Local để chép nhãn Zalo thành Nhãn Local (Thêm vào hoặc Thay thế hoàn toàn).
• Gắn nhãn: trong hồ sơ liên hệ, chọn nhiều liên hệ → Nhãn Local / Khác → Nhãn Zalo, hoặc ngay trên khung chat.
• Tự động hoá: Workflow có trigger Khi gán hoặc gỡ nhãn và hành động Gắn nhãn hội thoại (Zalo).

#Chăm sóc khách theo giới tính, sinh nhật & tương tác cuối

Kết hợp bộ lọc của tab Liên hệ với chiến dịch để gửi đúng người, đúng dịp:

Cách dùng:

1. CRM → Liên hệ → chọn bộ lọc (Sinh nhật, Giới tính, Nhãn, Loại).
2. Tick Trang này hoặc từng người → Thêm vào chiến dịch.
3. Chọn chiến dịch có sẵn hoặc Tạo mới → mở chiến dịch và bấm Bắt đầu.

#Nhóm & thành viên nhóm

Tab Nhóm của Zalo có 2 phần: Thành viên nhóm và Quét thành viên (xem mục bên dưới).

• Danh sách nhóm lấy từ hội thoại; menu ⋮ → Tải toàn bộ nhóm từ Zalo (đồng bộ nhóm và chi tiết thành viên, có tiến độ) hoặc Join nhóm theo link.
• Chọn một nhóm → Tải thông tin thành viên: tên, UID, số điện thoại (nếu có), vai trò Trưởng nhóm / Phó nhóm; Tìm thành viên, Chọn tất cả, Xuất danh sách (CSV).
• Chọn thành viên → Thêm vào chiến dịch hoặc Thêm vào liên hệ (kèm gắn nhãn tuỳ chọn).
• Telegram: tab Nhóm liệt kê nhóm, siêu nhóm, diễn đàn đã đồng bộ để chọn thành viên đưa vào chiến dịch Telegram; Telegram Bot không có danh sách thành viên đầy đủ.

#Quét thành viên nhóm (Zalo)

Lấy danh sách thành viên của nhóm Zalo từ link mời, kể cả nhóm đã ẩn danh sách thành viên hoặc nhóm bạn đang chờ duyệt. Kết quả (tên, ảnh đại diện, UID) được lưu vào CRM để kết bạn, nhắn tin hoặc mời vào nhóm qua chiến dịch.

1. Dán link nhóm: CRM → Nhóm → Quét thành viên, dán link nhóm Zalo (dạng https://zalo.me/g/…) hoặc Group ID dạng số.
2. Tham gia nếu chưa là thành viên: bấm Tham gia; kết quả hiện ngay bên dưới: Đã tham gia, Đã là thành viên, Đang chờ duyệt hoặc Nhóm đã đủ thành viên. Nhóm bật duyệt thành viên sẽ nhận yêu cầu chờ duyệt: đang chờ duyệt là quét được, không cần đợi admin.
3. Quét: bấm Quét. Xong sẽ báo số thành viên và lưu vào tab Thành viên nhóm (nút Xem trong tab Thành viên).
4. Dùng kết quả: chọn thành viên → Thêm vào chiến dịch (kết bạn, nhắn tin, mời vào nhóm) hoặc Thêm vào liên hệ.

#Quét dữ liệu Facebook

Với tài khoản Facebook, CRM có tab Quét dữ liệu: mỗi phiên quét là một tab (đổi tên, lưu trữ được), dữ liệu được giữ lại để xem tiếp.

• Loại quét: Thành viên nhóm · Nhóm theo từ khóa · Fanpage theo từ khóa · Bình luận bài viết · Bài viết theo từ khóa.
• Nhập link hoặc từ khoá (thành viên nhóm và bình luận nhập được nhiều link cùng lúc); bộ lọc tuỳ loại: năm, gần đây, công khai, sắp xếp / lọc bình luận, chỉ bình luận có SĐT.
• Kết quả xem dạng bảng và Xuất Excel; tab Lịch sử quét ghi lại từng lần quét, tab Thống kê tổng hợp số dữ liệu và tỷ lệ thành công.

#Chiến dịch gửi hàng loạt

CRM → Chiến dịch: gửi tin nhắn, kết bạn hoặc mời vào nhóm cho cả danh sách khách, chạy nền theo hàng đợi có giãn cách và giới hạn mỗi ngày.

• Zalo: đủ 4 loại chiến dịch.
• Telegram và Telegram Bot: loại Tin nhắn (không có định dạng chữ kiểu Zalo); chọn người nhận từ danh bạ, nhãn Local, UID hoặc thành viên nhóm (không có Theo SĐT và nhãn Zalo); Bot chỉ gửi được tới chat bot đã biết hoặc nhóm bot đang tham gia.
• Facebook: chưa hỗ trợ chiến dịch.

#Tạo và chạy chiến dịch

1. Tạo chiến dịch: Chiến dịch → Tạo mới: đặt Tên, chọn Loại (Hỗn hợp: tick các Hành động).
2. Soạn nội dung: Nội dung 1, 2… (nút +) là các biến thể: Random = mỗi người nhận ngẫu nhiên 1 biến thể, Tất cả = nhận lần lượt mọi nội dung. Chèn biến {name} (tên người nhận), {userId}; Zalo có thanh định dạng (đậm, nghiêng, gạch chân, gạch ngang, 4 màu, cỡ chữ) và tuỳ chọn Tag toàn nhóm khi gửi vào nhóm; đính kèm ảnh tuỳ chọn.
3. Giãn cách & lịch chạy: Delay giữa các liên hệ (2-3m, 3-5m, 5-10m, 10-15m hoặc Tùy chỉnh khoảng, tối thiểu 30 giây), Delay giữa các tin nhắn (khi 1 người nhận nhiều tin), Giới hạn/ngày và Giờ bắt đầu chạy (mặc định 08:00).
4. Thêm liên hệ: bước Thêm liên hệ có Thủ công · Theo nhãn · Theo SĐT (chỉ Zalo, tra số ra tài khoản lúc gửi) · Theo UID · Bạn bè · Nhóm · Theo thành viên nhóm. Có thể thêm sau bằng nút Thêm liên hệ, hoặc từ tab Liên hệ / Nhóm qua nút Thêm vào chiến dịch.
5. Chạy: mở chiến dịch → Bắt đầu. Tạm dừng / Tiếp tục bất cứ lúc nào; nút Sửa và Thêm liên hệ trong màn chi tiết chỉ hiện khi chiến dịch đang Nháp hoặc Tạm dừng.

#Xem trước như khung chat & ảnh kèm chữ

• Xem trước bên phải form tạo / sửa: hiện tin như trên máy người nhận (biến {name} thay bằng tên mẫu), đúng thứ tự chữ / ảnh sẽ gửi; chuyển qua lại giữa các biến thể.
• Màn chi tiết có mục Nội dung gửi: từng bước mỗi liên hệ sẽ nhận (Bước 1, Bước 2…), các biến thể, lời nhắn kết bạn và nhóm sẽ mời.
• Ảnh kèm chữ (khi một nội dung có cả chữ và ảnh): Gửi trước → Chữ trước / Ảnh trước, hoặc tick Gộp ảnh + chữ thành 1 tin.
• Gộp trên Zalo: chữ thành mô tả của ảnh, chỉ khi có đúng 1 ảnh jpg / png / webp và chữ không giữ định dạng. Telegram: chữ thành chú thích, nhiều ảnh gửi thành album; chữ dài hơn 1024 ký tự thì gửi riêng.
• Không gộp được thì app tự gửi riêng theo thứ tự đã chọn (xem trước ghi rõ lý do). Đổi tuỳ chọn ngay ở màn chi tiết khi chiến dịch đang Nháp hoặc Tạm dừng.

#Theo dõi tiến độ realtime

• Danh sách chiến dịch: tìm theo tên, lọc Nháp · Đang chạy · Tạm dừng · Hoàn thành; mỗi thẻ có thanh tiến độ đã gửi / tổng và số lỗi.
• Menu ⋯ trên thẻ: Bắt đầu / Tạm dừng / Tiếp tục, Nhân bản (Chỉ clone template hoặc Clone giống hệt kèm danh sách khách), Xóa chiến dịch.
• Màn chi tiết: giãn cách, giờ chạy mỗi ngày, giới hạn/ngày; 4 ô Tổng liên hệ · Đã gửi · Đang chờ · Lỗi và thanh Đã xử lý x/y (kèm Hôm nay a/b khi có giới hạn) cập nhật ngay khi gửi.
• Danh sách liên hệ của chiến dịch: tìm tên / UID / SĐT, lọc Tất cả · Chờ gửi · Đã gửi · Lỗi, xem lỗi và giờ gửi từng người, xuất CSV.
• Hỗn hợp: người nhận có hành động lỗi (vd đã nhắn tin nhưng kết bạn lỗi) hiện Gửi một phần kèm hành động lỗi và có bộ lọc Lỗi một phần; mọi hành động đều lỗi thì hiện Lỗi.
• Tab Lịch sử: nhật ký gửi của mọi chiến dịch, lọc theo chiến dịch, khoảng ngày, trạng thái, loại gửi (Tin nhắn / Kết bạn / Mời nhóm); bấm một dòng để xem chi tiết; Xuất CSV.
• Gửi hết danh sách thì chiến dịch tự chuyển Hoàn thành; tỷ lệ gửi thành công và phản hồi xem ở Báo cáo → Chiến dịch.

#Giãn cách & an toàn khi gửi

• Giữa hai liên hệ, app chờ một khoảng ngẫu nhiên trong Delay đã chọn, tối thiểu 30 giây; một người nhận nhiều tin thì các tin cách nhau theo Delay giữa các tin nhắn (mặc định gửi liên tiếp khoảng 1 giây).
• Giới hạn/ngày: đủ số liên hệ trong ngày thì tạm dừng và chạy tiếp từ Giờ bắt đầu chạy hôm sau; nếu giờ bắt đầu đã qua trong ngày, chiến dịch chạy ngay.
• Các chiến dịch đang chạy của cùng một tài khoản dùng chung một hàng đợi. Thanh trạng thái cuối trang CRM hiện Queue đang chạy, Hạn mức (60 lượt/giờ mỗi tài khoản, hồi dần 1 lượt mỗi phút) và lần gửi cuối.
• Chiến dịch Zalo chỉ gửi khi tài khoản đang kết nối; chiến dịch đang chạy tự chạy tiếp khi mở lại app.
• Mời vào nhóm chỉ mời được người đã là bạn bè; mục Mã lỗi thường gặp trong form giúp tra nguyên nhân khi mời nhóm thất bại.